De acuerdo con Gartner, los CIO deberían llevar a cabo la optimización de los costos de TI incluso en tiempos de crecimiento para ahorrar dinero y financiar proyectos innovadores.
Un error en la optimización de los costos de TI puede poner en riesgo a toda su organización, dijo Steve Monahan, vicepresidente de Gartner Consulting, durante una sesión en el 2018 Gartner Symposium / IT Expo en Orlando ayer lunes.
La optimización de costos es una disciplina continua y centrada en el negocio para impulsar el gasto y la reducción de costos mientras se maximiza el valor y la inversión del negocio, dijo Monahan.
Los costos de TI se dividen en dos categorías, explicó. Uno es administrar el negocio, que es el gasto de TI para mantener las luces encendidas y respaldar las operaciones comerciales actuales. El otro es cambiar el negocio, o crecer y transformarse: las inversiones en TI que impulsan el crecimiento y la transformación del negocio, como los nuevos modelos de negocio.
A partir de 2019, el gasto general en servicios TI está en una trayectoria de crecimiento, según descubrió la investigación de Gartner. Sin embargo, los costos de TI para administrar el negocio también están aumentando, siendo liderados por el gasto en infraestructura y aplicaciones. Se estima que el gasto global en TI para empresas alcanzará los 3.9 billones de dólares en 2019, superando la tasa de inflación, dijo Monahan.
«Esto refleja la importancia de la tecnología para la estrategia comercial general, pero también el costo cada vez mayor para respaldar y mantener las plataformas de tecnología más antiguas y heredadas: la deuda tecnológica, como algunos lo llaman», dijo Monahan.
Y a medida que este gasto en TI se hace más grande, la parte necesaria solo para administrar el negocio también está creciendo. En 2013 representó el 67% de todo el gasto en TI; en 2017, se elevó al 71%.
Con la ejecución del gasto empresarial en aumento, los departamentos de TI corren el riesgo de que se agote el dinero de la inversión sin un aumento significativo en el presupuesto general de TI, dijo Monahan.
«Cuando surgen cambios en el mercado y presiones de costos, es posible que algunas organizaciones no puedan mantener el nivel de inversión empresarial cambiante que hacen los competidores, o que otras partes interesadas esperan y ven como una necesidad», dijo Monahan.
Gartner descubrió que más del 70% de la inversión en TI se destina a centros de datos y redes (33%) y desarrollo o mantenimiento de aplicaciones (40%).
La pregunta es: ¿Cómo puede gestionar el aumento de la demanda de TI y, al mismo tiempo, liberar líquido para la inversión? La respuesta es la optimización de costos de TI, dijo Monahan.
Aquí hay tres pasos a seguir para optimizar el gasto en TI de su organización, según Monahan:
1. Ser transparente
La optimización de los costes de TI debe estar respaldada por la transparencia de esos costes de TI, dijo Monahan. Esto permite a las partes interesadas ver desde dónde está comenzando y dónde se puede pasar a la optimización. Hacer que estos costes sean transparentes también puede servir como plataforma de lanzamiento para iniciativas de TI y negocios conjuntos.
«Las organizaciones que tienen transparencia en los costes de TI pueden tener discusiones estratégicas sobre el impacto de la optimización de costos de TI», dijo Monahan. La transparencia impulsa la responsabilidad, la agilidad (para asignar recursos en función de la naturaleza cambiante de la demanda de TI), la simplicidad y la disciplina (para cumplir con las cambiantes prioridades operativas en sus organizaciones). También permite a las organizaciones analizar y comparar potencialmente su gasto en TI a través de diferentes lentes, dijo Monahan.
Monahan dio el ejemplo de un estudio de caso de una empresa en la que la empresa consideraba la TI como un departamento costoso con demasiados empleados. El CIO realizó una revisión profunda de los costes de TI para establecer la transparencia con el negocio, y usó puntos de referencia de pares para dimensionar el precio. El CIO compartió abiertamente los resultados con el negocio y pudo demostrar áreas para la optimización en torno a la racionalización de la herramienta del centro de datos y los acuerdos de proveedores empresariales. Como resultado, identificaron oportunidades de optimización de 30 millones de dólares en TI que comenzaron a ejecutar de inmediato. Esto también estableció una nueva confianza con el lado comercial, dijo Monahan.
«La transparencia de los costos de TI ayuda a mitigar los errores, a identificar la optimización y a establecer una nueva relación con el negocio», agregó.
2. Hazlo contínuo
La optimización de costos de TI debe considerarse continua y una disciplina de administración, en lugar de un ejercicio de una sóla vez, para obtener el máximo valor.
El riesgo de tratarlo como un evento de una sola vez es el mismo que el riesgo de hacer resoluciones de Año Nuevo. Monahan dijo: Las organizaciones que actúan como si la optimización fuera una táctica única, suelen ver que los costos regresan con el tiempo, mientras que las que los tratan como un programa pueden ver el rendimiento sostenido de los costos de TI.
«Al igual que cualquier otro programa grande que su organización emprenda, los programas de optimización de costos de TI requieren métodos y enfoques sólidos, y las mejores prácticas programáticas», dijo Monahan.
En otro estudio de caso, una organización estableció un programa de reducción de costes de negocios, con objetivos de varios años basados en sus brechas de referencia con sus pares. Los equipos fueron responsables de los resultados, y hubo un enfoque implacable en la racionalización, automatización, estandarización y disciplina de gestión de proveedores. Desde el año 2011, el programa redujo la brecha de negocios de 250 millones de dólares a 30 millones, liberando fondos para la innovación y la agenda digital, dijo Monahan.
3. Fondo digital
La optimización de costes en el entorno de TI debe considerarse un imperativo estratégico del negocio y un medio para financiar la agenda digital de su organización, dijo Monahan.
JPMorgan Chase cambió a una postura de inversión de «todo digital», invirtiendo más de mil millones de dólares en digital, dijo Monahan. El desafío de liberar esos dólares a través de la optimización radica en encontrar el conjunto de oportunidades de optimización y que sean sostenibles, pero de alto valor y difíciles de hacer, dijo.
En última instancia, la optimización de costes debe convertirse en optimización de negocios para llegar al futuro digital de su organización, dijo Monahan.